У многих знакомых в проектах база знаний со временем разрастается до нечитаемой мешанины. Я тоже через это проходил. На практике бывает, что проще сделать несколько более узких баз, чем пытаться держать всё в одном месте. Например, разделить документы по темам или отделам — так меньше пересечений и легче навигация.

С другой стороны, когда база маленькая и немного человек работает — одна централизованная штука гораздо удобнее. Меньше путаницы с версиями и поиск работает быстрее, если нет сотен вложенных папок.

Минус разбивки — нужно хорошо продумать структуру и место хранения, чтобы не пришлось прыгать туда-сюда между разными базами. И штат должен реально понимать, где что искать.

Вариант с одной большой базой хорош, если есть нормальный механизм тегов, хорошая поисковая система и регулярное “чистильство” — удаление старого, правка битых ссылок.

А какой у вас опыт с большими базами? Встречали реально неудобные или наоборот схемы, что прямо руки не опускались?