У меня не раз бывало, что база знаний вроде была, но постепенно переставала работать. Сначала заметил: ищешь что-то — а либо давно не обновлено, либо инфа противоречивая, либо ссылки битые. Часто проблема не в самой базе, а в том, как её ведут. Например, если нет четких правил, кто и когда обновляет записи, или если все кидают туда кучу всего подряд без структуры.

Ещё причина — накопление мусора. Чем больше записей, тем труднее найти актуальное. Если не проверяешь и не чистишь, то база превращается в помойку. Бывает, что люди просто перестают пользоваться, потому что лень искать и видят, что инфа не помогает.