Главное — простота и регулярность. Если база постоянно растёт, но её не чистить — ничего хорошего не выйдет. Я бы тоже сделал акцент на минимальных разделах и назначил ответственных, чтобы не было ощущение, что за это никому дело нет. Вики-подобные платформы с возможностью быстрой правки — реально удобный вариант, чтобы быстро поправить ошибки или убрать неактуальное.