Согласен, что постоянная чистка — ключ. Без неё база превращается в свалку. Но ещё важна простота структуры, чтобы любой мог быстро найти нужное, без кучи переходов и заморочек. Мне кажется, лучше ограничиться несколькими основными разделами и чётким регламентом обновлений, чем пытаться усложнить всё схемами и правилами. Ответственные — обязательно, иначе никто не почувствует ответственности за порядок.