Ведём базу знаний для команды уже пару лет и постоянно сталкиваемся с проблемой — вроде стараемся всё систематизировать, а в итоге получается мешанина из старого текста, дублирующихся статей и откровенного мусора. Понимаю, что совсем без структуры база будет неэффективна, но и перегружать её схемами и правилами — тоже не вариант.

По опыту, проще всего работает простой разделение на «актуальное» и «архив», и регулярный ревизионный цикл — хотя бы раз в пару месяцев выносить устаревшее, объединять похожие материалы и править ошибки. Плюс важно назначить ответственных, чтобы каждый знал, что за конкретный раздел он отвечает. Из решений видел разные варианты: делать базу на вики-подобных платформах, в которых можно легко править и оставлять комментарии, или на простых файлохранилищах с индексами.