Раньше базы знаний делались просто кучей файлов в папках, и быстро превращались в бардак, пока какой-то чувак не начал всем объяснять, куда что класть. Сейчас с удобными тулзами вроде вики или специализированных движков можно задать структуру, которая сама подтягивает и фильтрует. Но без дисциплины от команды всё равно сложно — порядок держать без прописанных правил тяжело. Главное, что раньше было вообще атомарно, а теперь хоть как-то можно организовать, хоть и не без танцев с бубном.