Лучше в базу пихать только то, что реально используется и помогает ускорить работу — инструкции, типовые решения по проблемам, шаблоны и нужные списки. Всё устаревшее лучше сразу выносить в архив, чтобы не мешало искать важное. Главное — чтобы найти нужную инфу можно было быстро, а не шарить по горе бумаг и дедовских заметок.