Плюсую к тому, что начинать лучше с простого – сделать несколько ключевых разделов и собрать информацию, которая реально нужна. Не стоит гнаться за крутой структурой или сложным софтом на старте. Лучше быстро запустить что-то рабочее и постепенно дополнять. И действительно, важно назначить ответственного, чтобы база не заглохла через пару месяцев. Тогда она будет реально полезной и удобной.