Можно сделать базу знаний просто сборником документов, но тогда поиск нужного часто превращается в квест. А можно построить её как живой инструмент с понятной структурой и регулярным обновлением — и тогда команда реально выигрывает по времени и качеству работы. Второй подход, конечно, требует усилий на поддержание, но результат того стоит.