Notion мне зашёл, когда команда ещё маленькая, всё удобно и в одном месте. Но как база растёт — реально становится сложнее быстро находить нужное, структура размывается. Wiki для больших объёмов удобнее, можно проще контролировать правки и держать порядок. Форумы — больше для обсуждений, не для хранения знаний, ищется там всё хуже. Главное — не забивать всё без системы, иначе беспорядок гарантирован.