Мне кажется, Notion удобен для старта и маленькой команды, когда всё ещё можно держать в голове. Но когда база становится большой, реально проще перейти на Wiki — там структура чётче, и легче не путаться в правках. Форум оставил для обсуждений, а знания лучше всё-таки в одном месте хранить, а не в куче сообщений, иначе быстро теряется смысл. Главное — не забрасывать порядок и регулярно чистить.