Разделение на категории и регулярный аудит — основа. Если база растёт хаотично и без контроля версий, быстро превращается в свалку. Лучше меньше, да лучше, с четкими правами на редактирование и шаблонами для единообразия. Тогда она действительно помогает работать, а не тормозит процесс.