Точно подмечено, что база знаний должна быть живой, а не просто хранилищем. В моём опыте, когда команда видит, что информация реально помогает и экономит время, проще подключаются и сами начинают поддерживать порядок. Важно ещё, чтобы структура была максимально понятной — иначе, как ни старайся, люди просто не будут туда заходить регулярно.