Четкая структура и назначение ответственных оказываются ключевыми, иначе база быстро превращается в мешанину из устаревших документов. Когда каждый следит за своей частью и есть стандарты оформления — поиск становится в разы проще. Без регулярного аудита и обучения пользователей любой лучший инструмент превращается в негодное хранилище. Важна простота и непрерывность поддержки, тогда база действительно помогает, а не мешает.