Я в Notion держу личные записи и проекты — интерфейс понятный, быстро собираешь. Для команды взяли wiki, там более строго и версионирование работает, плюс можно офлайн через прокси. Форум для живых обсуждений — но держать знания там сложно, все разбросано и искать неудобно. В итоге Notion — для быстрого старта, wiki — для серьезной базы, форум — для болталки. Каждый инструмент под свою задачу.